邮件正文范文(篇一)

一) 邮件主题

★与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期

例如：企划部-焦琼琼-工作计划

★与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期

例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同

(二) 邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、 称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行顶格书写，使用姓氏 职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

例如： 徐总，您好： ;

如果为群发收件人可直接称呼为 Dear all

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

2、 正文

位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容， 默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。

★对于工作汇报类邮件

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

★对于数据汇报类邮件

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

3、 结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

4、 附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起"附件一、附件二......"依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、 署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。

注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

(三) 邮件地址栏

★收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

★抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。

注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。

(四) 邮件统一格式

★字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外(可加粗、字体颜色彩红色)， 邮件内容字体统一为：宋体 9号字(不同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正文字体大小均可)，颜色为黑色 。

★开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。

★回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

★附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容

邮件正文范文(篇二)

北京东豪建设集团邮件标准格式

（20140916号）

（二零一四年九月签发版）

签发人：

为了规范公司员工写邮件的格式，体现公司的专业化，树立良好的企业形象，现颁发《邮件的标准格式》，请集团全体员工认真学习并严格执行。

筑基企划部

2014年09月16日

主题词：邮件的标准格式

主送：集团全体员工

抄送：筑基企划部

目录

一、 目的·····················3

二、 标准格式···················3

（一） 邮件主题················3

（二） 邮件内容················

（三） 邮件地址栏···············

（四） 邮件统一格式··············

（五） 邮件范文················

3 5 6 6

目的

为了规范邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。

邮件标准格式

（一） 邮件主题

★与公司内部同事沟通的邮件格式为：

部门-发件人姓名-事件-日期

例如：企划部-焦琼琼-工作计划

★与其他公司工作上的沟通邮件格式为：

公司名称-事件-日期

例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同

（二） 邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、 称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行

顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号

间隔敬语。

例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人

可直接称呼为 Dear all

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通

讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避

免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，

也利于今后的沟通与联系。

2、 正文

位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。

因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一

行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左

面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，

默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。

★对于工作汇报类邮件

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述

完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述

为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字

体加粗等重点标注的形式书写。

★对于数据汇报类邮件

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体

加粗等重点标注的形式书写。

3、 结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

4、 附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、 署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。

注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

（三） 邮件地址栏

★收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。 ★抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。

邮件正文范文(篇三)

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长)

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，

YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：New E-mail Address Notification;Detailed calculation

NO：detailed calculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President /Ken Green /Vice President of International Operations

NO：Ken Green /Vice President of Unicom China

YES： Ken Green /Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES：Michael J. Smith, Jr. /Michael J. Smith Sr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you ne_t week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal e_penses. Sinopec will reimburse you for these legal e_penses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.

那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.

You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.

邮件正文范文(篇四)

应聘邮件正文写：自我介绍、求职目标描述和个人简历。

在自我介绍部分，文字需要控制在100字之内。用一句话说明你的姓名、院校和专业。例如：您好，我是来自于**大学计算机专业的某某某。

简历正文开头部分，进行求职目标描述，有助于提升HR对你的认知。求职目标文字建议控制在200字左右，简明扼要的阐述自己的求职目标。例如：通过**了解到该公司具有**样的实力，希望有机会加入贵公司担任**职位，与大家一起成长。

将简历粘贴至邮件正文中，方便HR的阅读查看。同时可上传一份简历至附件，方便HR备份。附件简历最好是：求职岗位+求职者姓名+“简历”的格式。

正文到底怎么写？

1、开头要有礼貌 基本礼仪：开头称呼请写明“先生/女士”。 在无法确认对方性别时，使用“先生/女士”是比较保险的选择，贸然给收件人定性别，对方的心情该有多复杂。 当然，在使用称呼前缀时，我们要用尊称。要写上“尊敬的”、“您好”。这样显得有更有礼貌。

2、主体要有针对性 首先，我们的正文内容一定要有针对性。正文内容主要是针对的招聘信息里面招聘要求来写。招聘信息里有哪些方面的要求，我们正文内容就需要针对这些要求一一做出回答。

正文内容可以简明扼要地介绍自己，同时点明自己的突出优势，指明想要投递的岗位。

或是一封简短的自荐信，但一定不要太长，200-300字就够了，没有人想仔细品读你的长篇大论。 写出你的特点，展现你的特色，把你最大的优点第一时间展现给hr看。

3、结束语要有礼貌 结束语是必须的，简历正文想要看起来规范，必须做到有头有尾。 结束语通常会写：感谢您在百忙之中阅读我的邮件，并期待我的回复，谢谢。

邮件正文范文(篇五)

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President /Ken Green /Vice President of International Operations

NO：Ken Green /Vice President of Unicom China

YES： Ken Green /Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES：Michael J. Smith, Jr. /Michael J. Smith Sr.

8、用人家的名字总好过人家的`头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正规)

邮件正文范文(篇六)

1.邮件收件人

也就是称呼部分，一般在人名后面加个「様」。例如：山本様

2.开头问候语

也称为寒暄语部分，比较好理解，就客气的礼貌用语。例如：お忙しいところ／突然のメールで／お邪魔させていただいて、（大変）失礼しました／申し訳ありません。～と申します。

3.正文

正文部分要逻辑清晰，先说理由/原因再提要求/目的，结构多是递进式，可用「また」「なお」「さらに」「最後」等连词把正文部分串连起来。

4.结束礼貌语

提醒大家要根据收邮件人物身份不同采用不同的礼貌结束语，例如：（どうか／これからも／今後とも）よろしくお願いいたします。

5.署名

邮件正文范文(篇七)

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自___公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear ___”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行项格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business Email不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅读的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内，对私，对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

邮件正文范文(篇八)

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自___公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了而累赘。

4. 标题要能真实映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear ___”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行项格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没突脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用写字母、粗体斜体、颜色字体、加字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business Email不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅读的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内，对私，对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

邮件正文范文(篇九)

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短

短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因

为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但

应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出

前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

【关于称呼与问候】

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的

，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的

“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名

也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

【关于格式，称呼是第一行顶格写】

2．Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼

换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊

长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“

此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对

方也能平静的看待

【正文】

正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须

通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要

功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁

还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明

。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，

然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的

语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰

当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别

人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段

落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么

“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打

开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提

示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合

图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调

出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

【附件】

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

【语言的选择和汉字编码】

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍

人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流

，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对

方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收

件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字

即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又

伤眼睛。

【结尾签名】

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从

发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传

真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面

，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号

。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签

名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般

应选择比正文字体小一些。

【回复技巧】

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的

尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定

时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在

处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，

哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单

的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资

源。

3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等

字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时

应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致

邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出

有用信息。

5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让

对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不

要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向

上司频繁发送没有确定结果的邮件。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以

下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

【正确使用发送，抄送，密送】

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人

有建议，当然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低

或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密

信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层

的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

邮件正文范文(篇十)

邮件书信格式

一封邮件的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文。

接收人。接收人为传递信息或分布任务的对象。除了接收人之外还可以同时抄送给其他人，抄送对象要看邮件重要程度而定。邮件比较重要，责任比较重大，一旦除了问题承担不了责任的时候，记得把你的`直接上司或者领导抄送进来。

主题。主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就能大概知道你想传递的是什么事情，如：关于”…………“的安排，或者针对“…………”的建议。意思明确，引人注目。

正文。首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等，如果是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。

附件。如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。在正文里面说的太多，反而别人不容易抓住重点，对于工作繁忙的人来说，更没时间去慢慢看了。

邮件正文范文(篇十一)

篇1：工作汇报格式 工作计划及汇报管理制度 一、工作汇报目的

促使员工经常自我总结，逐步达到自我管理； 公司上下、各部门之间及时沟通信息，利于领导和协作 二、常规工作汇报 1.日报

（1）员工工作汇报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月xx日工作汇报——部门②正文 （2 周报

（1）员工周报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月xx周工作汇报——部门 （ 3 月报

（1）员工月报内容及格式

①邮件标题：xxxx年xx月工作汇报——部门 （2）管理人员回月工作汇报内容及格式 4 半年汇报

（1）员工半年报内容及格式

①邮件标题：xxxx年上/下半年工作汇报——部门 ②正文

（5 年度述职报告 （1）述职报告内容

● 年度工作描述（按时间先后描述） ? 1月份：xxxxx ? 2月份：xxxxx ● 年度工作总结 ? ? 工作成绩 经验/教训分享 ● 次年工作计划 二、任务工作汇报 （1）任务工作汇报内容 ● 任务工作描述 ● 结果 （2）小结 （3）所需帮助 三、工作汇报用处 1月度以上汇报作为绩效考核依据，工作计划要有事先所需帮助的点 2 工作计划的精细做为非量化考核因素篇2：邮件格式 邮件格式：

标题：业务部罗丹本周工作总结及下周工作计划 商务部罗丹本月工作总结及下月工作计划 发送人：两位经理及抄送给总经理 邮件内容： 余经理、罗经理： 您好！

内容：包括本周工作总结以及下周工作计划，必须要有数字。例如业务部：要有本周跟进客户数及下周目标开发意向客户数，上周到账业绩数字及下周预计成交客户金额等。

邮件也可提出目前工作存在的问题或相应建议；可以针对自己的问题请教经理给予回答。 ps：报表随邮件附件一起发送。

落款：业务部罗丹篇3：工作邮件怎么发! 发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯 关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要re re一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 关于称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 2． email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个best regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 正文

正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2.注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

busine email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) 附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

9.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 10.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 11.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 12.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 13.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana 或 arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧

1.及时回复email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 5．要区分reply和reply all（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 正确使用发送，抄送，密送

要区分to和cc还有bcc（区分收件人、抄送人、秘送人）

1． to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2． 而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3． 而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。 4．to，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

邮件正文范文(篇十二)

。

前提：你要有电子邮箱 写电子邮件比普通的写信要方便得多，所以更随便，但还有一些基本的规则要注意的。

1、什么情况用email 相比电话，email的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的证据。但是对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。

所以，急需对方回应的事情，最好打电话，或者一个电话配合一封email。2、to, cc, bcc （收信人，抄送，暗抄） email和手机短信最大的区别是什么？手机短信只有正文，没有头信息（header information）。

Email在正文前面，有from, to, cc,bcc等一堆字段，这都是干啥的呢？from和to大家都知道，就不说了。cc和bcc的对象，也会收到信。

cc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。cc这个缩写事实上来源于carboncopy。

啥叫 carbon copy呢？过去没有复印机，人们同一封信想写两份怎么办呢？用复写纸，对吧。carboncopy大概就是这个意思。

bcc呢，中文翻译成暗送，blind carbon copy。收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。

to,cc和bcc怎么用呢？咱们举个例子说：比如我想追一个女生，发信问她同意不同意（这只是一个例子，根据前面的论述，这个场合显然不适合用 email）。同时呢，还有一个女生在追我，我不从；还有一个兄弟，躲在幕后帮我策划，是我的参谋。

这个场合，我就应该to这个意中人，因为这封信是要她采取行动的（告诉我你从不从）；然后我要cc给追我的女生，因为不需要她采取行动，但我要知会她这件事；最后呢，我要bcc给狗头军师兄弟，因为我当然要让他了解这件事，同时又不能让收信人知道他的存在。用好to, cc, bcc，可以省好多话，明眼人一看就知道发信人的意图。

3、reply to all, forward（回复全部，转发） 收到一封信，有reply（回复）和reply toall（回复全部）的选项。reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信寄给from, to,cc的所有人。

这是一个很方便又很敏感的功能。有些信to的名单里有几十，甚至上百人。

你的回信，跟他们每个人都相关么？或者说，他们每个人都希望收到你的回信么？如果不是，那么请不要replyto all。我见过有些组织，to几十人的信，就有四五个人不断用reply toall聊天，实际上是在这几十人的信箱里刷屏版聊。

换位思考下，不是每个人收件箱里都只有你这一个组织的信，不是每个人都像你们几个一样喜欢自己的信箱变成bbs。在确认所有人都接受这种行为之前，请不要这么做！反过来说呢，如果你想给几十甚至上百人同时发信时，可以把这些人都放进bcc列表，然后在信件的正文开头，写明白to谁cc谁。

这样就不怕喜欢replyto all的人了，因为bcc的名单是不会呈现给收件人的，他reply to all也只能回信给你一个人。forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他人。

但是使用fwd也要注意，考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给你想转发的人知道，那么从诚信以及专业的角度上来说，就不应该把信转发给第三方。4、标题 （主题） 一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从搜索/归类标题入手。

换位思考一下，不是每个人的信箱里，都像你只有这么少的信，有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题，有些朋友想起给谁发信说件新的事，懒得重新写信找地址簿，就直接回复人家上回发给你的一封信，这都是很不好的习惯。

一个标题，就好像bbs上的一个主题楼一样，一定要专楼专用。在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识（在Outlook中，重要性高的邮件是感叹号，重要性低的邮件是向下的箭头）。

这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急，当他有很多邮件需要处理的时候，可以帮助他提高效率。5、正文 正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。

语言得体，比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙，就应该先问个好寒暄几句，称赞对方名声在外，然后再切入主题，最后询问对方是否有空帮这个忙？如果直接就说有这么一事你干不干吧，要决定干就抓紧，deadline回头我再通知你，这就不大合适。事情复杂的时候，内容一定要写清晰，这不是写小说，能分段、分条，尽量不要一大坨字写在一起。

昨天的文章里，就有个不错的例子。保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。

这样的事情发生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已，我TMD昨天怎么能这么说话呢？！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要。