对外单位发文范文大全 第一篇

函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文，主要适用于相互商洽工作、询问和答复问题。

向没有隶属关系的业务主管机关请求批准某一事项时也用函，不用请示，例如某单位向某高校请求代培技术人员，应向该高校发函联系。由于上下级机关之间也可以就某些具体的事项用函来联络沟通、咨询答复，所以函在实际工作中其实是一种不受严格的行文关系限制的文种。

函有公函和便函之分。公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用正式公文格式发函。

便函用于一般事务，如同日常写信，格式简便，用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了。 函有去函和复函之别，这是从行文方向上来看的。

如果根据行文宗旨，也可以将函分为商洽函（联系工作、商洽合作）、询问函（咨询问题）、答复函（答复询问）、请批函（请求批准某个事项）、通报函（通报情况、告晓事项，类似周知性通知）、邀请函（邀请参加会议或活动等）等。 函的正文分三个层次，一是发函原因，即因何事致函。

如果是答复函，答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法，比如“你单位XX[XXXX]X 号函悉”、“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。二是具体事项，内容较多时可以分条列项陈述，答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚。

三是结束语。去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等。

便函还可以用“此致 敬礼”结束，但公函不用这种表示方法。

对外单位发文范文大全 第二篇

按照发函的内容来写

单位之间发函的格式（公函）格式如下：

1. 题头：关于***的函，格式：黑体/加粗/三号以上。

⒉对方机构全称，

如：市政园林局、文化局、广州大学，不要加“致”

“你好”之类字眼。

3. 正文：语言简洁，表达清晰，用词应站在协会的角度撰写，避免歧义、错别字及语法错

内容包括：目的、用途、时效、需对方提供的协助内容、保证（可有可无）

最后“望贵单位给予支持（为盼）”

4. 结尾：

广州青年志愿者协会属团市委，为市属单位，如对方同为市属单位，即同级，不

需要“此致敬礼”或祝福语。如为有隶属关系的上级，要写“此致敬礼”。

5. 落款：广州青年志愿者协会，右对齐，另起行注明时间，格式：

2008年7月1日，不采用其他日期格式。

6. 联系人：居中，加括号，仅需提供姓名和电话，如有2位以上联系人应以空格分开，如：

（联系人：A君论坛论坛** B君 论坛论坛**），无需加职称、职务等，尽量写本队负责人，

不要写协会的联系方式。

2、3、4、5、6 格式均为：四号字、仿宋、加粗。

对外单位发文范文大全 第三篇

格式如下： 标题：XXXX公函（四号字、加粗、居中）； 正文：XXXXXXXX； 对方单位名称：XXXXXXXXXX； 内容：XXXXXXXXXXX（小四号，宋体）； 本单位名称：XXXXXXXXXXXXXX; X年X月X日。

写公函时的注意点如下： 没有隶属关系则可用函的格式，有隶属关系则应用请示的格式；下级向上级报告请示问题，用“请示”、“报告”或是“意见”，而不是“函”，函适用于平行的不相隶属的单位。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 函可以从不同角度分类，按性质分，可以分为公函和便函两种：公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

对外单位发文范文大全 第四篇

(1)商务公函的概念 商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。

（2）商务公函的结构及写作方法 公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。

①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。 ③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。

结语多使用“特此复函”。 ④落款。

包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。 商务公函范文 公函 **公司： 贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下： 一、综合险。

在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。

该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。 三、保险金额。

我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。 我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

**公司 *年*月*日。

对外单位发文范文大全 第五篇

致：__________有限公司

由于会司发展需要，“北京__________公司”名称从20xx年XX月XX日变更登记为“北京__________有限公司”，届时原公司“北京__________公司”的____业务由北京_________有限公司统一经营，原公司鉴订的合同继续有效。即日起，公司所有对内及对外文件、资料、开据发票，账号，税号等全部使用新公司名称。

公司更名后，业务主体和法律关系不变，原签订的合同继续有效，原有的业务关系和服务承诺保持不变。

因公司名称变更给您带来的不便，我们深表献意!

衷心感谢您一贯的支持和关怀，我们将一如既往地和您保持愉快的合作关系，并希望继续得到您的关心和支持!

特此通知!

公司名称：北京_________有限公司

日期：20xx年XX月XX日

对外单位发文范文大全 第六篇

复函格式结构： 1、开头 明确写清楚发函的缘由，概括交代发函的目的、根据。

然后用过渡语xxx现将有关事项函复如下xxx等引起下文。 缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如xxx*年*月*日贵单位来函收悉xxx或xxx*字*号函悉xxx，然后写xxx经研究决定函复如下xxx为过渡语。

2、主体 主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清楚。 答复事项要有针对性。

3、结尾 一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。 4、结束语 一般为xxx此复xxx、xxx特此函复xxx等惯用语。

5、落款 由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。

成文日期要用汉字写明年、月、日，加盖公章。 扩展资料： 范文： （发文单位名称 ） 关于 （发文事由） 的复函（文种） ***： （单位） 关于 （来函的标题） 的来函收悉。

（有关工作） 计划，经（单位）上报已下发到 （有关单位货部门） 。关于 （具体计划或工作问题），要求应按照 （工作执行标准）的计划形式，要 （向有关部门） 说明。

因此，关于 （发文的事由）问题，应以 （工作计划或标准） 计划为准 ***（公章） *年*月*日 参考资料；百度百科复函。

对外单位发文范文大全 第七篇

单位邀请函

尊敬的用人单位：

为认真贯彻____________精神，做好高校毕业生就业服务工作，促进化工、建筑、机电类及相关专业的毕业生充分就业，满足广大用人单位对各类专业人才日益增加的需求，同时增进高校与用人单位的沟通交流，江苏省高校招生就业指导服务中心、南京工业大学定于20xx年x月15-16日在南京举办“____________供需洽谈会”，诚邀贵单位参会。

本次大会由“____________”和“____________”两部分组成，现就有关事项函告如下：

一、校企见面交流会

1、时间地点：____________________________________。

2、参会对象：____________________________________。

3、会议主题：____________________________________。

二、毕业生供需洽谈会

1、时间地点：____________________________________。

2、参会对象：全体用人单位代表；

____________________________________。

对外单位发文范文大全 第八篇

xx省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的xxx中山舰xxx，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

xxx中山舰xxx是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加xxx保卫大武汉会战xxx时被日军炸沉。尽快打捞xxx中山舰xxx，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善xxx，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。由于xxx中山舰xxx在广州的.时间长达21年，且围绕xxx中山舰xxx的几次主要历史事件都发生在广州。因此，xxx中山舰xxx是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代

表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函。希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞xxx中山舰xxx，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究。提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府（盖章）

20xx年x月x日

对外单位发文范文大全 第九篇

民政部办公厅转发财政部关于对明确民办非企业单位财务

管理制度等问题的函的通知

（民办函【1999】114号 19xx年x月x日发布施行）

各省、自治区、直辖市民政厅（局），各计划单列市民政局：

现将财政部《关于对明确民办非企业单位财务管理制度等问题的函》（财社字〔１９９９〕１６０号）转发给你们，请认真贯彻执行。

财政部关于对明确民办非企业单位财务管理制度等问题的

（财社字〔１９９９〕１６０号 １９９９年１０月２０日）

民政部：

你部转来《关于请求明确民办非企业单位财务管理制度等问题的函》（民函〔１９９９〕４１号）收悉，经研究，我们意见如下：

一、关于民办非企业单位适用财务会计制度问题。

（一）《事业单位财务规则》颁由后，目前，一些特点突出的行业，如教育、卫生、科技、文化和体育等，都根据《事业单位财务规则》制定了行业财务制度，这些行业的民办非企业单位应参照执行相应的行业财务制度。没有行业财务制度的民办非企业单位应参照《事业单位财务规则》执行。

（二）民办非企业单位属非营利组织，今后，民办非企业单位应根据国家有关规定，统一纳入非营利组织财务、会计体系，执行非营利组织财务、会计规则。

对外单位发文范文大全 第十篇

人民政府投资促进局：

为了加大昆明优质酒店资源的挖掘和商业开发，积极推动昆明社会经济、尤其是现代服务业的快速发展，实现企业和政府的战略合作与良好的综合效益，我公司组建了“云南酒店产业投资考察工作组”，拟定于20xx年 月日— 日赴昆明市现场考察调研相关酒店项目，现就工作组的相关事项致函如下：

一、考察调研的主要内容

工作组将主要对昆明的酒店产业资源、民俗文化、城市运营、交通区位、旅游市场、旅游接待基础设施等方面进行考察、调研、搜集相关资料，并与有关部门进行沟通和交流，进一步探讨合作投资开发的可行性与合作模式。

二、工作组成员及行程安排

一)工作组成员

组 长：

工作组成员：

(二)工作组行程计划于20xx年 月 日抵达昆明市，拟在昆明考察调研2-3天。特商请市人民政府投资促进局对考察调研的具体行程予以安排，并提供相关基础资料和初步建议方案，以便与贵政府进行高效对接

此致

谢谢!

xx集团有限公司

20xx年 月 日

对外单位发文范文大全 第十一篇

公文函的写法和范文

公文函的分类

公文函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文一商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

一九九五年×月×日

例文二通知事宜函

xxx办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据xxx领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

xxx办公厅（盖章）

一九九三年一月三日

例文三征求意见函

xxx办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函 [**] ××号

各省、市、区人民政府、xxx各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

xxx办公厅（盖章）

一九九九年×月×日

例文四请求批准函

广州××局销售公司请求批准函

××局销办函 [**] 5号

广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

例文五答复事宜函

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函 [**] 40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《xxx行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和xxx《关于贯彻实施〈xxx行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

××市人民政府

一九九六年十月七日

例文六报送材料函

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××工银商字 [199×] ××号

××市××分行：

现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

附件：××公司二期改造项目评估报告。（略）

×××工商银行（盖章）

一九九×年十一月五日

例文七转办函

××省xxx常务委员会关于转办提案的函

×人函 [**] 2号

省人民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附：〈××省第九届xxx第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

××省xxx常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日

附件：（略）

例文八催办函

xxx广州救捞局催办函

××造船厂：

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

xxx广州救劳局（盖章）

××××年×月×日

例文九邀请函

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二○○年三月×日

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项

阅读次数：313 日期：2011-3-8

一、工程函件

(一)需要发函的几种情形

1．催告对方履行义务。如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。

2．向对方提出意见、异议、建议。如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。

3．向对方提出请求、要求。如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。

4．向上级或主管部门汇报工作。如向上级公司汇报近期工作安排，向主管 部门汇报工作等。 。

(二)几种主要函件的写法

1．催款函。催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程中比较常见。首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快 支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；其次，函件内容要简 练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在 年 月 日前支付上月进度款 元，但贵司至今未支付”；再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于 月 日、月 日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。

2．催结算函。催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。写催结算函应注意：首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年 月 日我司将结算书送交贵司，送审价 元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。

3．通知解除合同函。要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。施工人向对方发出解除合同函应注意：首先，发函要慎重，发函前最好征求律师意见，慎重考虑发函依据及发函可能造成的后果；其次，内容要有依有据，通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解除合同的条件；最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第94条给对方宽限期，故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽限期。

另外施工单位在所有发函中应注意，不要为眼前利益而自认违约或其他不利，而成为今后向对方索赔的隐患。如有的施工单位为了让甲方提前支付工程款，情愿按对方要求在函件或报告中自认工期、质量等错误；更有甚者，由甲方写好函件，施工单位直接盖章了事，孰不知这正中甲方圈套，在日后纠纷中就成为一份最直接的违约证据。

重点工程施工来往函件的管理

重点工程施工来往函件的管理

施工过程中的来往函件是合同管理中的一个重要环节。重点工程施工过程中所产生的来往函件包括两大类：一是工程内部管理的来往文件，即建设工程五方主体（建设、设计、勘察、监理、施工等单位）根据合同条款及相关配套规定对履约过程中遇到的具体问题以具有法律效力的往来函件的形式阐明各自立场和观点。二是需工程外部各行政部门审批的函件，即建设单位与各级相关主管部门关于建设工程指导性信函，如请示、汇报、通知、批复、批示等。近期，笔者参与了省重点工程——温州医学院附属第一医院迁建工程的档案资料整理工作，通过对2009年、2010各单位来往函件的整理，对来往函件管理有了较深的认识和了解。

一、从形成阶段把握来往函件的质量

重点建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，参与各方应注意把握各类函件的形式和内容，确保函件资料的齐全和完整。

（一）把好函件的起草和签发关

关于函件质量问题在合同管理中也应重视。首先，函件名称要一目了然，能准确反映函件内容，如“请尽快支付工程款的函”。其次，函件内容要简练明确。再次，函件内容要明确反映相关事实。在施工过程中，发生的事项时间、地点、经过、必要性、数量等均应在文件中予以确切描述，避免含混描述带来的解析风险。最后，要注明函件生成时间并加盖发函单位的公章。函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。

（二）把好函件的送达和签收关

首先，应注意函件的签收形式。应直接在函件上签收，标明签收人及日期，不能光采用签收本的方式。因为有时签收本上记录的名称与函件真正的名称并不一致，又或者施工单位只写一个“函”字来替代其名称，这样就无从知道对方签收的内容到底是什么。其次，应注意签收人身份。发函的签收应以今后可作为证据使用为原则，注意保证其证明力。函件签收人最好为由合同约定的签收人、或对方代表人、或指定收发人签收，以便于今后证明其身份。

二、从整理归档环节加强对来往函件的管理

（一）归档范围

来往函件的一个重要作用是万一发生纠纷可以作为证据，而证据则必须是原件。如无原件则无法辨别真伪，复印件或其他复制品，证据效力则相当有限，故各单位应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。但是在实际工作中，并不是所有的来往函件都需要归档，因此要正确分析、区别对待，及时剔除无查考利用价值的事务性、临时性来往函件。需要归档的来往函件主要有：

1.催告对方履行义务的来往函件。如甲方催施工方开工、要求相关人员及时到岗；施工方催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等函件。

2.向对方提出意见、异议、建议的来往函件。如甲方对施工方提出工程整改，要求加快工程进度；施工方对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等形成的函件。

3.向对方提出请求、要求的来往函件。如请求甲方给予支持和配合，提前支付工程款，项目经理、总监等重要人员的调整，要求对施工方案、产品的品牌型号进行变更，请求监理给予工作指导等函件。

4.向上级或主管部门请示、汇报工作的来往函件。如向上级公司汇报近期工作安排，向主管部门汇报工作等函件。

（二）整理归档方法

对外单位发文范文大全 第十二篇

各单位之间发函格式 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函是应用写作实践中的一种常用文体。

函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。20xx年xxx发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。xxx办公厅《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”（节选自《应用写作》杂志20xx年第1期《泛议“函”的使用与写作》）

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

对外单位发文范文大全 第十三篇

我公司由于企业名称及地址发生变更，原企业名称为“装饰工程有限公司”变更为“工程有限公司”，原企业地址为“杭州余杭区”变更为“杭州余杭区”，变更内容于20xx年12月13日通过杭州市余杭区工商局核准，相关营业执照、组织机构代码、税务登记证等证书均已变更，现要求将公司资质证书及安全生产许可证上的企业名称、企业地址理行相应的变更。

公司承诺：

一、“装饰工程有限公司”将由“装饰工程有限公司”承担所有相关的债权债务关系。

二、“装饰工程有限公司”的所有经营收入将由“装饰工程有限公司”接收。

三、“装饰工程有限公司”已正式告知“装饰工程有限公司”法定代表人及相关业务人员。

特此

装饰工程有限公司

x年1月8日