企业数字化实践方案范文 第1篇

关键词：数字档案馆；意义；构建；注意问题

0 引言

随着信息技术的高速发展，企业办公模式发生了巨大变化，计算机信息系统已经成为企业运营的重要工具，企业生产活动的许多档案文件都以电子版的形式存在，一些企业已经实现了无纸化办公。企业信息载体呈多元化发展，不再局限于纸质资料，图像、视频以及声音等多媒体技术的应用，给企业的档案管理工作提出了新的要求。目前企业档案管理工作机遇与发展并存，深入利用信息技术，构建数字档案馆符合企业档案管理要求，对提升档案管理水平具有重要作用。

1 企业数字档案馆建设的必须性以及意义

数字档案馆从本质上来讲属于档案信息管理平台，包含档案资源库、档案信息资源处理中心、用户管理平台等。数字档案馆具有馆藏资源数字化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多优势。数字档案馆是信息技术在档案管理工作中的进一步发展，具有较大的应用价值。

对于企业而言，档案资料是其发展的历史记录，包含重要的技术以及商业资料等，具有独特性、独有性，在企业的发展过程中具有重要作用。企业数字档案馆建设集成了传统档案馆的各种职能，如档案保管、档案查询、市场服务等，利用先进的信息技术，整合企业的档案资源，使企业档案服务模式和体系能够得到优化。数字档案馆利用集成系统，将企业档案信息资源系统与档案馆的服务体系相连接，提高了企业档案馆的服务水平，使企业档案管理工作更加高效、便捷。

企业数字档案馆与企业的局域网平台相链接，构建只针对企业内部的档案资源库，并且依据局域网上的各类资源，形成数字档案馆的整个数据库，企业员工可以在局域网下查找自己局限内的资料，不受时间和空间的限制，最大限度地提升了企业档案资源的利用率，使其更好地为企业服务。数字档案馆实现了企业档案资料数字化、信息资源共享化以及数据传输网络化，提高了企业档案资料的利用率，充分发挥了档案资料的经济价值和社会价值。因此，构建企业数字化档案管理，符合档案管理发展趋势，为我国档案管理工作注入新的活力。

2 企业数字档案馆系统分析

企业数字档案馆总体构架

数字档案馆管理系统集成了传统档案馆的全部职能，利用先进的信息技术、智能技术、数据库等形成完整性的管理平台。企业数字档案馆依据企业资料的特殊性要求，合理设计其总体框架，应用较为普遍的如图1所示。

企业数字档案馆功能模块

依据数字档案系统的主要职能，可以将企业数字档案管理体系划分为两大子系统，即档案后台管理以及档案知识门户。档案后台管理主要指的是档案管理员以及系统维护人员对数字档案馆的日常管理和维护；档案门户是企业员工检索与借阅资料的窗口。企业数字档案馆包含的职能依据企业特色而决定，本文对列举的数字档案馆功能模块都是较为普遍的，企业数字档案馆的一般功能模块如图2所示。

企业数字档案馆系统性能需求

企业数字档案馆系统的构建是根据企业档案管理的具体需求所决定的，实用性是企业数字档案馆系统建设必须要遵循的原则。同时数字档案馆从本质上来讲属于信息化管理平台，其系统必须易于维护、操作简单，并且反应速度快，以便更好地服务于企业发展。根据以上系统要求，数字档案馆系统必须具备以下性能：

一是安全性能。企业的档案资料与社会公共档案资料相比具有明显的差异，其管理内容中涉及一些商业机密或是核心技术，因此数字档案馆系统必须具有较高的安全性，以满足档案资料保密性要求。系统的运行必须安全稳定，防止出现数据丢失或损害的情况。并且在系统中还要构架完善安全体系，依据身份认证和有限授权技术，实现数据传输、存储分析过程中的安全性。

二是数据完整性。为防止数据丢失及破坏应用软件与相关数据分离或共享，系统通过分配权限、设置权限级别、区别对待相关用户，保证数据库管理系统自身提供的安全性。系统平台的安全性主要是操作系统、计算机和网络体系的安全性等。

三是系统可扩充可维护性。体系结构设计、软硬件平台的确定需要考虑可扩充、可维护性来满足系统维护所占的比重大的特点。应用系统的设计及开发考虑标准化、模块化及灵活性和可扩充性，达到程序复用的目的，根据需要修改某个模块、增加新的功能以及重组系统的结构对数据库表的修改维护可以在很短时间内完成。

3 企业数字档案馆建设过程中注意问题的分析

企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案资料的利用率，使其更好地服务于企业发展。但是在企业数字档案馆建设的过程中，一定要遵循企业的实际需求以及企业的信息化水平，严禁盲目复制其他成功案例。企业在数字档案馆建设过程中一定要注意以下问题：

依据企业实际，科学建设

数字档案馆的构建是一项系统工程，包含的工作种类较多，其影响因素也较为广泛。当前数字档案馆系统主要受到企业资料种类、范围，企业信息化水平以及企业档案馆经济投入的制约，系统的构架不是想当然的，必须具有相当的技术条件、经济条件以及组织条件。因此在建设数字档案馆时一定要依据企业的发展实际，循序渐进地开展。企业必须做好数字档案管理系统建设规划，只有在保证规划的科学性、可行性以及可靠性的基础上才能正式开展建设工作。企业数字档案系统的实现不是一蹴而就的，需要在实际的管理中不断磨合和完善。

注重档案管理工作的实际需要

企业数字档案管理系统构建的根本目的就是要满足档案管理工作以及职能的要求，提高企业档案资料的利用率，使其更好地为企业发展提供服务。因此数字档案馆必须具有档案馆馆的基本职能，这也是数字档案系统构建的主要着手点，实现企业档案资源数据库与应用服务体系的完美结合。换言之，企业数字档案管理系统必须具备较高的实用性，这也是数字档案馆建设的根本原因。

4 结语

随着信息技术的不断发展，数字档案馆是档案管理信息化发展的必然结果。企业数字档案馆的构建，有助于提高企业档案管理水平，为企业发展提供更加完善、便捷的档案服务。企业在构建数字档案馆时应该根据自身发展水平以及行业特点，构建具有实用性的信息系统。

企业数字化实践方案范文 第2篇

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。

一、企业档案信息化建设概述

1.档案信息的数字化

企业档案信息化建设的过程中，档案信息的数字化是将数据库和数据压缩、运用高速扫描等技术对纸质文件、声像文件进行处理，将这些传统的档案进行数字化，并建立属于企业的档案信息库，建立符合企业档案信息的目录索引，提升档案的服务效率与质量。

2.档案网站建设

档案网站的建设是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案网站建设时，需要根据企业的实际档案情况，加强网站的功能建设。主要以主页服务的形式进行网站建设，通过企业档案信息主页，为企业提供档案的服务和宣传工作，充分体现档案网站的服务功能、宣传功能、交流功能等，有效的提高企业的档案管理质量。

3.数字化档案馆的建设

数字化档案馆是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案建设过程中，数字化档案馆的建设，能够为企业提供一个电子网络远程获取档案资料的方式，提高了企业的档案管理效果，提高了档案的使用质量。企业的档案信息化建设在数字化档案管理的基础上，合理的对档案进行分类，按照企业相关的档案流程顺序、时间顺序等对档案进行排列，并建立大型的数字化档案馆目录，促使档案使用者能够快速的对档案进行使用，为使用者提供便利，提高档案服务质量。

二、企业档案信息化建设实践过程中存在的问题

我国是工业化发展中国家，信息科技是推动我国不断进步的发展战略。未来，各行各业都离不开电子信息科技的支持，档案事业亦是如此。企业的兴衰成败与企业档案信息化建设有着密切联系，它是生产经营的历史记忆，也是最有价值的信息资源，对提升企业的核心竞争力起到重要的作用。目前，我国缺乏对档案管理工作的统一标准，使这项工作过于分散，因此，推进档案管理工作的建设步伐、开发整合档案管理工作的信息资源是当务之急。我们必须重视此项工作，并将其提上议事日程。自企业档案信息化建设实施以来，我国档案工作确实发生的巨大变化，但仍有很大的开发空间，有待进一步加强。

1.人才短缺、基础薄弱

由于档案信息化建设对技术要求较高，而我国档案信息管理人员对信息化建设的理解不够全面，技术支撑也不牢固，在工作方面表现不足，只能停留在计算机管理水平。大部分企业电子信息资源较少，不能将原有资料转化为电子版，这也大大阻碍了档案信息化建设的推进。

2.资金不足、档案信息与其他信息得不到衔接我国在信息化建设进程中起步低，电子技术做不到灵活运用，导致各环节不能有效衔接，不能实现一体化，使档案信息化建设的效率降低

由于开发不足，很多企业没有认识到企业档案信息化建设的重要性，不愿注入资金支持，资金不足也是导致企业档案信息化建设不能顺利进行的原因之一。

3.企业档案信息化建设实践缺乏与实际的衔接

企业档案信息化建设的实践过程中，会出现信息化档案建设与实际衔接不够合理的情况，使得档案管理不够科学与合理，导致企业的各个生产环节与企业的管理环节不能有效的组合，使得档案信息与其他信息之间的衔接不够合理，影响企业档案信息化实践的效率。

三、推进企业档案信息化建设的举措

1.构建符合企业档案信息化建设的标准和规范

在实际的档案信息化建设过程中，需要建立适宜档案管理的标准和规范，促使各个部门之间进行有效的整合，实现各个档案管理部门之间的统一调配，有效规避各自为政的情况，并为企业良好有序的发展奠定基础。要落实企业的档案信息化建设标准和规范，规避重复建设的发生，促使企业档案信息化建设的顺利实施。

2.加强资金投入、给予全面技术支持

首先，需要加强对企业档案信息化建设的重视，将企业的档案信息化建设实践作为企业发展的重要战略目标，提高资金的投入，从而有效的确保相关设备和人员的配置，提高档案信息化建设的效率。其次，给予全面技术支持，促使各类技术能够满足企业档案信息化建设需求，针对档案数字化、网站建设、数字化档案馆的建设，提供适宜的技术支持，提高档案信息化建设的效率。

3.科学衔接档案信息化建设各环节

针对档案信息化建设与企业实际不相符的情况，促使企业各个生产环节和企业的管理各个环节进行有效的衔接，避免不合理的情况发生。而且，还需要合理的对档案信息化建设与企业的实际发展情况进行分析，促进企业档案信息化建设的顺利完成。

4.加强档案复合型人才的引入与培养

首先，企业需要建立良好的人才引入机制，并建立有效的留住人才机制，从而为企业的档案信息化建设提供足够的复合型人才，促使档案信息化建设能够顺利完成，并由复合型人才完成对企业数字化系统、网站、数字化档案馆的维护和技术使用，确保档案信息化质量。其次，需要加强对档案信息化建设的人才培训工作，增加建设人员对相关技术支持的熟悉和使用，规避各类问题的发生。其三，在实际的档案信息化建设过程中，需要重视信息化的安全体系，提高企业的档案信息安全，避免档案信息的流失。

企业数字化实践方案范文 第3篇

【关键词】档案 数字化 意义 作用

企业档案信息资源是企业基础工作的重要组成部分。企业档案管理现代化要求档案信息化管理，档案信息化是满足企业日益发展需要的重点工作。在这个信息飞速发展的时代，只有将档案信息资源的作用在企业现代化建设中充分发挥出来，档案工作的意义和价值才能充分地体现出来。因此，如何把所有企业档案变成现实有用信息资源，迅速、快捷地为利用者提供服务，为企业重点工作服务，更好地适应企业现代化的发展需求，是当前档案管理的一项重点工作，运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用，档案数字化是势在必行工作，有着重要的历史意义和作用。

一、企业档案管理现状及实现档案数字化的意义

（一）当前企业档案管理现状

目前大多数国有企业档案馆藏档案的保存主要以纸质载体形式保管，以传统的管理模式管理，用人工方式为利用者提供利用服务，档案的利用率很低，很难适应当前企业快速发展的进程，档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现，严重制约了档案信息化发展。

按照集团公司“十二五”档案数字化率达到80%的目标，我公司档案中心把档案数字化把档案信息化建设列为我单位2013重点工作，即档案数字化作为档案信息化的一个重要方面，制定了本单位数字化工作和数字化范围方案，到本年底我公司档案数字化实现60%的数字化率的目标。目前已经招标的资质的数字化公司开展工作，按计划两年完成这项工作。

（二）档案数字化的定义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

（三）当前企业档案数字化的主要内容

1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；3.档案专题信息的采集与建库。

（四）企业档案数字化的意义

为适应企业现代化发展，企业档案管理必须进行数字化管理，既档案原件数字化，在利用过程中快速提供利用， 为企业重点项目和经营发展准确提供数字化档案，实现档案信息资源共享，数字化形式的档案将会起到重要的作用，发挥着与原件同样的凭证价值和重要依据作用。

二、企业档案数字化的作用

（一）为档案信息化建设打下坚实基础

企业档案信息化建设是我国档案管理“十二五”发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

（二）利于长远发展，保护档案原件

1.用数字化的档案代替原件使用，保护了档案原件；2. 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。从今年我企业组织部门利用数字化文书档案充分得以证明，在编写组织沿革利用数字化档案的事例上，从人数上和利用卷上证明了数字化档案在保护档案原件上的作用。

年初我企业组织部门重点工作是编写我企业组织史，自六十年代初建厂以来，我厂没有做过这项工作，下设的二级分厂、机关处室共63个单位，全部到档案馆查阅文书档案，反复利用文书档案原件会严重损坏档案原件，为了保护文书档案原件，档案馆组织专业技术人员把机构设置、合并，干部人事任免职，表彰通报、高级职称等相关档案用数码相机进行数码像机拍照，按时间、关键词进行分类，存放在计算机内提供给二级单位、处室利用，提高了档案的利用率，有效的保护档案原件，减少了因查档案原件对档案的损坏。在编写组织史这项工作中充分发挥了数字化档案的作用，这次有效尝试增加了企业档案数字的信心和决心，各级领导也更加支持档案中心档案数字化工作。

（三）改善档案的利用方式，提高利用率

1.一份文件以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；2.数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；3.档案数字化以后，将已开放的档案上网，利用者可以随时使用开放的档案文件。“时间”不再受限制，实现档案信息资源共享。4.检索时间加快，接待利用效率的很大的提高。利用时间由原来的平均20分钟缩短到仅需几秒钟。

（四）为企业节约成本，提高档案人员工作效率

数字化管理后，纸质载体的档案转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后使档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。比如设计部门可以快速查到所需的数据信息，为技术改造节约时间。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。

现在很多大型企业档案馆正在开展档案数字化工作，把历史数据迁移到档案管理系统中，建立现代化的检索工具。对新形成的档案实行档案系统管理，把电子档案一同进行归档，形成高效的档案管理模式，直接利用电子档案。通过企业局域网进行计算机检索、阅读电子档案，在企业技术改造、经营管理过程中发挥着重要作用，是以前传统管理模式无法替代的，档案数字化以全新的形式为企业生产经营管理和技术改造提供服务。

参考文献：